Centraliser les justificatifs d'une collecte ESG quand les données vivent dans six tableurs

• La comptabilité

  Les factures d'énergie et de carburant, classées par fournisseur et par mois, rarement par site.

• Les ressources humaines

  Les effectifs, les heures de formation et les accidents du travail, dans un export de paie retouché à la main.

• Les achats

  La liste des fournisseurs et ce que l'on sait d'eux, dans un fichier qui mélange contrats et contacts.

• Les services généraux

  Les bordereaux de déchets et les relevés des prestataires, souvent scannés depuis le papier.

• La qualité, sécurité, environnement

  Les certificats, les rapports d'audit et les plans d'action, dans son propre classeur.

• La direction

  Le fichier qui consolide tout, celui qui part chez les clients, et dont plus personne ne sait quelle version a été envoyée.

Tant que personne ne pose de question, cette organisation fonctionne. Chaque tableur est juste pour celui qui le tient, et le fichier de synthèse se remplit à la veille de l'échéance, par copier-coller.

Le problème apparaît le jour où un client, un acheteur ou un financeur demande d'où sort un chiffre. La facture est dans une boîte aux lettres, le fichier a été écrasé par une version plus récente, la personne qui l'a construit est en congé ou a quitté l'entreprise. On retrouve le chiffre, pas sa preuve.

Le second symptôme est plus discret : deux fichiers donnent deux valeurs différentes pour la même donnée, parce que l'un compte en année civile et l'autre en exercice, ou l'un en kilowattheures et l'autre en mégawattheures. Personne ne ment, et pourtant le chiffre transmis n'est pas défendable.

• Le règlement délégué C(2026) 5011, adopté par la Commission le 3 juillet 2026, fixe le contenu de la norme volontaire que les clients prendront pour référence. [source]
• L'article 35 de la loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 a modifié l'article L.2152-7 du code de la commande publique, et le décret n° 2022-767 du 2 mai 2022 applique la règle aux consultations engagées à partir du 21 août 2026. [source][source]

L'entreprise qui sort du champ de la CSRD ne sort pas du champ des demandes. Ses clients soumis continuent d'avoir besoin de ses données, et la norme volontaire leur donne désormais un cadre commun, rubrique par rubrique, que le produit a extraites du texte officiel. Une demande cadrée appelle une réponse cadrée : la bonne donnée, sur la bonne période, avec sa pièce.

En commande publique, le critère environnemental n'est plus un choix de l'acheteur : il figure dans chaque consultation lancée depuis l'entrée en vigueur. Une offre qui affirme sans pouvoir justifier perd des points sur ce critère, et le candidat ne l'apprend qu'à la lecture du rapport d'analyse.

Le dernier facteur n'est écrit dans aucun texte : les personnes changent de poste. Un inventaire qui n'existe que dans la tête de celui qui tient le fichier disparaît avec lui, et c'est souvent l'année de sa première demande sérieuse qu'une entreprise le découvre.

1. 01

   Dresser l'inventaire, une ligne par chiffre

   Pas une ligne par fichier : une ligne par donnée transmise ou susceptible de l'être. Pour chacune, la valeur, l'unité, la période, la pièce qui la prouve et l'endroit où elle se trouve. Le modèle ci-dessous donne les colonnes.

2. 02

   Étiqueter l'unité et la période avant la valeur

   Une colonne pour l'unité, une pour le début et la fin de la période couverte. Une valeur sans ces deux étiquettes ne se recopie pas dans le fichier de synthèse.

3. 03

   Figer ce qui part

   Chaque réponse envoyée à un client, un acheteur ou un financeur s'enregistre en document daté, avec son destinataire, dans un dossier que personne ne modifie ensuite. C'est ce dossier qui vous permettra d'expliquer un écart l'année suivante.

4. 04

   Nommer une personne par chiffre, pas par fichier

   Celui qui répond d'une donnée sait d'où elle vient et peut la justifier. Inscrivez son nom dans l'inventaire, et un suppléant pour les données qui partent chez les clients.

5. 05

   Recouper les chiffres qui comptent

   Pour les quelques données que tout le monde demande, effectif, énergie, déchets, gardez deux sources et comparez-les une fois par an. Un écart expliqué est une force, un écart découvert par un autre est un problème.

Le premier : plusieurs demandeurs vous posent les mêmes questions dans des formats différents, et vous recopiez les mêmes chiffres dans chaque questionnaire. Le deuxième : il faut pouvoir montrer, à une date passée, ce qui a été envoyé et sur quelle pièce. Le troisième : plus de personnes alimentent l'inventaire qu'un tableur partagé ne le supporte sans versions concurrentes.

À ce stade, STRATA ESG reprend vos tableurs existants tels quels, rattache chaque valeur à sa pièce avec ses coordonnées dans le document, et garde la trace de ce qui a été transmis, à qui et quand. Aucune valeur proposée par le moteur n'entre dans vos données sans validation humaine.